Le Checklist: Uno Strumento Semplice per Decisioni Migliori

di Luca Lupatini.

Una checklist è un elenco esaustivo di comportamenti da attuare o cose da verificare per eseguire una determinata attività. È uno strumento pratico che consente di gestire la complessità organizzando e verificando una serie di passaggi critici o operazioni essenziali in un processo. Viene progettata per evitare errori umani aiutando a garantire che ogni attività venga eseguita correttamente, al momento giusto e nel giusto ordine.

Questi strumenti non sostituiscono la competenza o l’esperienza, ma le supportano, rendendo i processi complessi più gestibili. Possono includere sia elementi di controllo per verificare se un compito è stato completato, sia istruzioni per guidare le decisioni in situazioni specifiche.

Le checklist sono strumenti potenti e sorprendentemente semplici, capaci di migliorare significativamente le nostre decisioni e prestazioni in molti ambiti della vita. Che si tratti di compiti complessi come la chirurgia, la gestione delle emergenze o persino attività quotidiane come fare la spesa, l’uso di una checklist aiuta a ridurre gli errori e a gestire al meglio la complessità. Questo strumento, ampiamente utilizzato in campi come, ad esempio, la medicina e l’aviazione, trova un’importante applicazione anche in altri contesti grazie alla sua capacità di compensare i limiti cognitivi degli esseri umani, soprattutto quando si trovano a prendere decisioni in contesti complessi.

L’economia comportamentale ha evidenziato come spesso ci troviamo a fare scelte sotto pressione, con informazioni incomplete o in situazioni di stress: situazioni in cui possiamo riconoscere i tipici bias cognitivi, cioè errori di giudizio. Le checklist offrono una soluzione pratica a questi limiti, permettendoci di organizzare i compiti e garantendo che i passaggi fondamentali non vengano trascurati.
Questo aspetto diventa cruciale nell’epoca contemporanea, poiché la maggior parte dei problemi che i professionisti devono affrontare non è più, come avveniva in passato, legata alla scarsità di informazioni, ma piuttosto alla capacità di accedere alle informazioni corrette al momento opportuno. In un mondo caratterizzato da un sovraccarico informativo e da una rapidità costante nel cambiamento, il vero valore risiede nella selezione efficace delle fonti rilevanti e nel saper filtrare e interpretare i dati per prendere decisioni tempestive e consapevoli. La sfida, quindi, non è solo tecnologica, ma anche cognitiva e strategica, richiedendo un’abilità crescente nel gestire e utilizzare le informazioni con intelligenza e prontezza.

Esistono diverse tipologie e diversi modelli di checklist, ognuna adatta ad uno specifico contesto. Tra queste possiamo isolarne alcune forme:

• Checklist di esecuzione (Do-Confirm): L’operatore esegue le attività liberamente, poi utilizza la checklist per verificare se tutti i passaggi sono stati completati;
• Checklist di controllo (Read-Do): L’operatore segue la checklist passo dopo passo mentre esegue le attività;
• Checklist miste: Combina elementi di “do-confirm” e “read-do”, usata per attività che richiedono flessibilità e precisione;
• Checklist diagnostiche: Aiutano a identificare cause di un problema, analizzando tutti i possibili scenari prima di agire;
• Checklist di comunicazione: Strutturate per facilitare scambi d’informazioni tra team, garantendo che ogni punto cruciale sia discusso;
• Checklist di emergenza: Ideate per situazioni critiche, guidano azioni rapide e specifiche in condizioni di stress;
• Checklist di pianificazione: Usate per organizzare attività o verificare la preparazione prima di avviare un processo complesso.

Questi approcci non sono chiaramente mutualmente esclusivi, ma si possono combinare o sovrapporre per creare una checklist più completa e adattabile alle specifiche esigenze di ogni situazione.

Nel libro Checklist, del chirurgo e divulgatore scientifico Atul Gawande, vengono descritti alcuni case study sull’importanza che le checklist assumono in contesto ospedaliero. Due dei numerosi esempi presenti nel libro sono qui riassunti.
Nello specifico, entrambi gli esempi riguardano Checklist di esecuzione (Do-Confirm) con caratteristiche diagnostiche:

• Un esperimento condotto da Peter Pronovost al Johns Hopkins Hospital ha utilizzato una checklist per migliorare le procedure igieniche a seguito dell’inserimento dei cateteri venosi centrali nelle linee centrali di un ospedale privato. Prima dell’introduzione della checklist, il tasso di infezioni era dell’11%, con gravi conseguenze per i pazienti. Dopo l’implementazione della checklist, le infezioni si sono ridotte a zero per i primi dieci giorni. Seguendo i pazienti per un periodo di 15 mesi, solo due infezioni si sono verificate, un risultato eccezionale considerando le statistiche precedenti. L’uso della checklist, nel breve periodo della sua adozione e monitoraggio, ha evitato 43 infezioni, salvato 8 vite e fatto risparmiare circa 2 milioni di dollari​.
  
  Questa checklist comprendeva 5 voci principali:
  
  1 – Lavarsi le mani con il sapone;
  2 – Pulire la pelle del paziente con un antisettico a base di clorexidina;
  3 – Disporre teli sterili su tutto il corpo del paziente;
  4 – Indossare maschera, cuffia, camice e guanti sterili;
  5 – Mettere una benda sterile sul sito di inserzione della linea centrale una volta sistemata.

• Uno studio pilota condotto in otto ospedali in diverse parti del mondo (in quattro continenti diversi e in condizioni socio-economiche variabili) ha esaminato l’impatto di una checklist chirurgica su un periodo di 15 mesi. Prima della sua introduzione, secondo le stime del periodo di riferimento precedente, 435 pazienti su un campione di quasi 4000 avrebbero dovuto sviluppare complicanze gravi. Dopo l’adozione della checklist, questo numero è sceso a 277, con una riduzione del 36% delle complicanze dovute ad errore umano. Anche i decessi sono diminuiti del 47%, salvando 27 vite. Le infezioni sono state ridotte della metà, e i pazienti che hanno dovuto essere ri-operati a causa di problemi tecnici sono scesi di un quarto.La checklist utilizzata nello studio pilota nei vari ospedali si articolava in tre “punti di attesa”, cioè momenti precisi in cui l’équipe doveva fermarsi per verificare una serie di controlli:
  1 Prima dell’anestesia: I membri dell’équipe confermavano l’identità del paziente, la procedura prevista, la disponibilità di attrezzature adeguate, e la somministrazione corretta degli antibiotici;
  2 – Tra anestesia e incisione: Si verificava, tra le altre cose, che il paziente e la procedura fossero quelli giusti, che i rischi specifici fossero considerati, e che tutte le risorse necessarie fossero a disposizione (per esempio, scorte di sangue);
  3 – Dopo l’intervento: Il team confermava la corretta esecuzione delle procedure finali, come il conteggio di aghi e garze, e condivideva informazioni cruciali per la cura post-operatoria.

Costruire una checklist efficace non è un processo banale. Gawande nel suo libro descrive una serie di regole per assicurarsi che una checklist sia davvero utile e non un semplice elenco di compiti che rischia di essere ignorato. Secondo Gawande, una checklist deve essere:

1. Breve e Concisa: Una checklist efficace non deve essere troppo lunga. Se contiene troppi punti, rischia di diventare ingombrante e difficile da usare. Gawande suggerisce che una checklist ideale non superi i 5-9 punti, concentrandosi sui passaggi fondamentali. Ad esempio, una checklist per i piloti prima del decollo include solo i controlli essenziali per la sicurezza dell’aereo.
2. Mirata ai Punti Critici: Non tutte le fasi di un processo devono essere incluse nella checklist. È fondamentale selezionare i momenti in cui gli errori possono avere conseguenze gravi. In medicina, ad esempio, uno dei punti fondamentali della checklist è la verifica della corretta somministrazione dei farmaci. Anche se il processo può sembrare banale, è proprio in questi momenti che avvengono errori fatali, come dosaggi errati o somministrazioni di farmaci sbagliati​.
3. Adattabile al Contesto: Una buona checklist deve essere flessibile, ossia adattabile ai diversi contesti in cui viene utilizzata. In situazioni di emergenza, come un intervento di pronto soccorso, è necessario poter saltare rapidamente ai punti critici senza seguire un ordine rigido. Ad esempio, la checklist per un volo di linea è diversa da quella per un volo di emergenza, poiché deve rispondere a situazioni diverse.
4. Interattiva e Collaborativa: Le checklist non devono essere solo un elenco passivo di attività, ma devono stimolare la comunicazione e il coordinamento tra i membri del team. Gawande sottolinea come una checklist medica, per esempio, non dovrebbe essere solo letta, ma usata per aprire un dialogo tra chirurghi, anestesisti e infermieri, assicurandosi che tutti siano consapevoli dei potenziali rischi dell’operazione​.

Le checklist non sono limitate ai contesti professionali. Nella vita quotidiana, possono aiutarci a gestire meglio le nostre attività e a prendere decisioni più ponderate.
Infatti, come evidenziato all’inizio di questo articolo, le checklist agiscono contro alcune delle caratteristiche cognitive umane studiate dall’Economia comportamentale (La scienza che studia il modo in cui gli esseri umani prendono decisioni), come la razionalità limitata e i bias. 

Giusto per fare qualche esempio:

• Le checklist ci proteggono dal bias della disponibilità, che ci porta a fare affidamento su informazioni immediatamente accessibili piuttosto che su dati più rilevanti ma meno evidenti. La checklist, richiamando alla mente ogni passaggio critico, riduce il rischio di prendere scorciatoie mentali (euristiche) che potrebbero portare a errori.
• Allo stesso modo, la checklist combatte il bias di conferma, che ci induce a cercare solo informazioni che confermano le nostre ipotesi, ignorando le contraddizioni. Seguendo una checklist, siamo forzati a considerare tutte le opzioni e a verificare ciascuno degli elementi rilevanti prima di prendere una decisione.
• Le checklist agiscono come antidoto contro l’overconfidence (eccessiva fiducia nelle proprie capacità) e l’effetto di ancoraggio (che porta a fissarsi su informazioni iniziali, trascurando quelle successive). Restando in contesto medico, un chirurgo potrebbe essere convinto di non aver bisogno di un promemoria per ricordare una procedura standard, ma la checklist fornisce un controllo aggiuntivo che riduce la possibilità di dimenticanze.

Le checklist sono uno strumento semplice ma estremamente efficace per migliorare la nostra capacità decisionale, specialmente in contesti complessi e stressanti. Che si tratti di chirurgia, emergenze o attività quotidiane, le checklist offrono una struttura che ci permette di evitare errori critici. Seguendo i consigli di Gawande su come costruire checklist efficaci – concise, focalizzate sui punti critici e interattive – possiamo ottenere il massimo da questo strumento, rendendolo un supporto indispensabile non solo in ambito professionale, ma anche nella vita di tutti i giorni.